Make your own free website on Tripod.com
 

MICROSOFT EXEL

DERS NOTLARI

(ADRES-MEKTUP BiRLESTiRME (Mail Merge))

 

 

 

 

 

HAZIRLAYANLAR:

Selçuk SÖNMEZ

&

Faruk MALTAŞ

 

ADRES-MEKTUP BİRLEŞTİRME (Mail Merge)

Bir mektupta adres alanları, etiket formu ve zarfların basılması için yapılan adres verisi ve alanların birleştirme işlemine Adres-Mektup Birleştirme denir. Bu işlemler için adresleri yada gereken verileri daha önceden oluşturmak gerekir. Adres bilgileri, Word’de bir tablo, Excel’de bir tablo yada Outlook’ta hazırlanmış bir adres listesi olabilir. Birleştirme işlemi şu alanlarda yapılır:

a) Form Mektupları

Bir mektubun hazırlanarak çok sayıda adrese gönderilmesi ile yapılan düzenlemedir. Örneğin bir yıl sonu mutabakat mektubunu çok sayıda kişiye göndermek istiyorsunuz, bu durumda bir mektup formu hazırlayarak mektubun gideceği kişilerin adreslerini mektup içine yerleştirebilirsiniz. Ardından mektubu istenildiği kadar kişiye postalamak üzere bastırabilirsiniz.

b) Mektup Formları

Tıpkı bankaların VISA ödemeleri için gönderdikleri yazılara benzer. Zaten aynı mektup tasarımı birçok kişi için kullanılmaktadır.

Mektup Formları Yaratma

 

1) Araçlar-Adres-Mektup Birleştirme komutu seçilir.

2) Asıl belge bölümünden Yarat düğmesi tıklanır.

3) Form Mektupları seçilir.

4) Adres-Mektup birleştir işlemine mektubun yazıldığı belge üzerinde başlasaydınız Etkin Pencere seçeneği seçilir.

5) Veri Kaynağı bölümünden Veri al düğmesi tıklanır. Eğer adresler yeni yaratılacaksa Veri kaynağı yarat, eğer adresler daha önce bir dosyaya kaydedilmişse Veri kaynağı aç, eğer adreslere Outlook’tan erişilecekse o zaman Adres defterini kullan seçeneği kullanılır.

6) Veri kaynağı aç seçeneği seçilmişse bilgilerin bulunduğu dosya seçilir ve Aç düğmesi tıklanır.

7) Daha sonra Ana belge düzenle düğmesi tıklanarak belge üzerinde birleştirme alanlarının eklenmesine geçilir.

8) Belgeye eklenen Adres-Mektup birleştirme araç çubuğunda yer alan alanlardan yararlanılarak işlemlere devam edilir. Birleştirme alanı ekle düğmesine tıklanarak istenilen alanlar mektuba eklenir.

9) Ardından Yeni belgeye birleştir yada Yazıcıya birleştir düğmeleri tıklanarak birleştirme işlemi yapılır.

c) Zarf Çekme

Zarfların üzerine de baskı yapılabilir. Genelde etiketler çekilip zarf üzerine yapıştırıldığı için pek kullanılmaz. Bu işlem için zarfların yazıcıya giriyor olması gerekir. Ardından yapılacak işlemler aynı etiket çekmeye benzer.

d) Katalog Çekme

Katalog çekmek de hemen hemen aynı şekilde yapılan bir işlemdir. Katalog olarak bir ürün listesi, telefon fihristi vb. belgeleri yaratmak için de kullanılabilir.

SAYFA YAPISI

Sayfanın dikey yada yatay olması, sayfa kenarlarının ayarları, Üstbilgi ve Altbilgi ayarları ve yazdırılacak alan gibi ayarları yapmak için Dosya menüsünde yer alan Sayfa Yapısı seçeneği kullanılır. Burada 4 tane sekme vardır.

a) Sayfa sekmesi: Kağıt yönlendirmesi (yatay-dikey) ve Ölçek kutusundan büyütme-küçültme gibi ayarlar yapılır.

b) Kenar Boşlukları: Sayfaların üst, alt, sağ ve sol kenar boşlukları belirlenir. Ayrıca Üstbilgi-Altbilgi alanlarının üstten ve alttan uzaklıkları da ayarlanır. Yazıcıdan çıkartılacak veri alanlarının sayfanın yatay veya dikey olarak ortalanması işlemi de buradan yapılır.

c) Üstbilgi/Altbilgi: Her sayfada çıkması istenen bilgilerin (örneğin; zaman, kullanıcı adı, firma adı) girildiği yerdir. Daha önce yaratılmış Altbilgi/Üstbilgi dışında Özel Üstbilgi/Özel Altbilgi düğmelerinden de kendi istediğiniz bilgileri de buradan girebilirsiniz. Ayrıca Baskı Önizleme de buradan kullanılabilir.

d) Çalışma Sayfası: Yazdırma alanının, tekrar edilmesi istenen sütun ve satır başlıklarının ve diğer yazdırılması istenen öğelerin ayarlandığı seçenektir. Birden çok sayfaya bölünmüş bir sayfayı yazdırmak için Excel 2 yol izler;

Önce aşağıya sonra yana yolunda birden fazla sayfa olan sayfanın ilk sayfası yazdırıldıktan sonra 1. sayfanın alt kısmı yazdırılır. Sonra birinci sayfanın yandan taşan fazlası yazdırılır. Önce yana sonra aşağıya yönteminde ise birinci sayfa yazdırıldıktan sonra birinci sayfanın sağ yan fazlası olan sayfa ikinci olarak basılır. Yazdırma alanı kutusu yazdırılacak alan adresini girmeniz gereken yerdir.

Yazdır kutusu seçenekleri

Klavuz çizgileri işaretliyse belge yazıcıdan çıkarken klavuz çizgileri de bastırılacaktır. Onay kaldırılırsa yalnız yapılan kenarlıklar bastırılacaktır. Notlar, hücrelere girilen notları da bastırmak istiyorsanız bu seçenek onaylanır. Taslak kalitesi, yazıcıdan çıktı hızını artırmak için kullanılır. Siyah ve beyaz, verilerinizi yada grafiklerinizi renkli yapmanıza rağmen siyah-beyaz yazıcı kullanılıyorsanız bu seçeneği seçmeniz gerekir. Satır ve sütun başlıkları satır ve sütun başlıklarını da belgenize dahil etmek için kullanırız.

 

Selçuk SÖNMEZ -  Faruk MALTAŞ

caniminici@kalpsiz.net - fmaltas@hotmail.com

GERİ DÖN